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約1年半仕事をして生み出した、僕なりの9つの仕事術。

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昨年の4月に入社し、1年半程経過しました。

この間、経験が浅いながらもどうすれば、

早く、楽に、ミスなく仕事ができるか試行錯誤してきました。

 

今回は、自分の忘れ防止の意味を込めて、

”約1年半仕事をして生み出した、僕なりの9つの仕事術”と題してまとめていきます。

 

 皆さんの仕事の参考に少しでもなれば幸いです。

 

 

 

メモについて

 

メモは"とったほうがよい"

 

メモを取れと強く言う人がいると思うが、僕はみんながみんながメモを取る必要はないと思っている。この取らないでいい人というのは記憶力がすこぶる良く、一度聞いたことは絶対に忘れないという人だ。

元来、人というものは忘れる生き物である。かの有名なエビングハウスの忘却曲線にあるように人は20分後に42%、1時間後に56%というように記憶を忘却していく。メモを取れば、自らが忘れてもメモを見れば思い出すことができる。そのため、覚えきれる自信がない人はメモを"とったほうがいい"。また、メモを取ることで、覚えなければいけないという意識を排除し、気が楽になるため精神衛生上とても良い。

 

 

メモは1つの媒体にまとめよう!

 

せっかくメモを取っても読み返さなければ意味がない。

そこで注意すべきことが、複数の媒体にまたがってメモを取らないこと。ノート、メモ帳、裏紙、テキストデータどの媒体でもいいが、1つこれと決めたものに取ろう。複数の媒体に取ると、どこに書いたのかが分からなくなって探す必要が出てくる。大塚商会のコラムによるとビジネスマンが年間探し物に要する時間は約150時間。1日の労働時間を8時間とすると約19日相当になるらしい。

探し物の時間ほど不毛な時間はないので、1つの媒体にまとめることでいつでも読み返せるようにしよう。

 

仕事の進め方

 

仕事の全体像を把握しろ!

 

なかなか難しいことだが、全体像を把握することが、仕事をスムーズにミスなく遂行する上で重要なことである。ゴールは何なのかを理解し、そこにたどり着くために必要な過程を考える。あとはその過程の期限を設定し、それに則って仕事をしていけば、気づいたときには仕事が終わっている。

 

 

テンポ良く仕事をこなし、リズムを生み出せ!

 

小さな仕事でも良いので、テンポ良く仕事をこなすことでリズムが生まれる。このリズムが余裕や好循環につながり、仕事がどんどん進む。

余裕をもつことはとても大切なことである。余裕がある状態だと、突発的な事象にも対応できるし、細かなことにも気を配ることができるので、仕事の質を高めることができる。逆に余裕がないと、つまらないミスを連発し、余計に仕事を完成させるまでに時間を要してしまう。

 

仕事の優先順位付けをしよう!

 

ある程度仕事を任されるようになると、与えられた仕事を順々にこなしていくだけでは期限に間に合わなくなる。ここで必要となるのが、仕事の優先順位付けをすることである。仕事を緊急度と重要度のグラフに当てはめることだ。

 

 A:緊急度と重要度が共に高いもの

 →これは真っ先にやらなければならない仕事とである。他の仕事を放棄してでも完成させなければならない。(そんな状況にならないことが望ましいが)

 B:緊急度は低いが重要度が高いもの

 →このような仕事は優先度を高くして処理しなければならない。緊急性が低いから優先度も低いのではないかと思われるかもしれないが、Bは時間がたてばAに変化するのである。Aになる前のBの段階で処理しておけば、緊急の仕事が入った時でも余裕をもって対応できる。

 C:緊急度は高いが重要度が低いもの

 →重要度が低いため、AやBに比べて優先順位は低い。しかし、このような仕事もやらなければ誰かに迷惑をかけ、自らの信頼の失墜もにつながる。優先度は低いが時間に余裕があれば必ずやろう。

 D:緊急度と重要度が共に低いもの

 →DはCよりもさらに優先順位が低い。

 

まとめると優先順位としてはA>B>C>Dとなる。

大切なことは、Aになる前にBの段階で処理していくこと。CとDはそこまで処理する時間は必要ないので(重要度が低いことから)頼まれたらすぐに処理してしまうこと。この2つを意識してもらえばよいと思う。5の「テンポよく仕事をこなし、リズムを生み出せ!」にもつながるが、CとDをテンポよく行うことでリズムを生み出すことができる。

 

書類について

 

書類は完成のイメージを上司と共有してから作成しよう!

 

僕が働いている会社はインフラ系ということもあり、どんな仕事をするにしても書類の作成が必要となる。他の会社も僕が働いている会社ほどではないにしろ書類の作成は避けては通らない業務であると思う。そんな書類を作成する際に大切なことが、上司と完成のビジョンを共有することである。せっかく書類を完成させても、上司が認めなければ何の意味もない。作成する前に、何に使うのか、だれが読むのかといったことを踏まえ、上司と完成版のイメージを共有することで差し戻しが少なくなる。

 

 

書類の確認待ちの時間を意識しよう

 

書類を完成させても、上司に確認してもらわなければならない。会社や仕事の規模が大きくなればなるほど、確認してもらう人も増えて、その分時間がかかる。そのため、書類を作成する際には、だれが見るのかやその人がどれくらいの時間で書類を確認てくれるのか、を意識しなければならない。そして、その時間を踏まえて作成する必要がある。

 

その他

 

自らの成長を喜び、日々成長するという意識を持て!

 

仕事ができる人になるためには、自らの成長を意識する必要があると思う。例えば、上司に書類の作成を頼まれた際、作成して提出したものの50%が修正されたとする。このとき、修正された50%がなぜ修正されたのか理解し、次に同様の修正がないようにする。これは、当たり前にやることだが、これも立派な成長だと僕は思う。

小さなことでも良いので日々、成長を意識し一歩一歩歩みを進めていくことが仕事ができる人になるために必要なことである。

 

 

気を遣える人になろう

 

良好な人間関係は仕事を円滑に進めるうえで最も重要であるといっても過言ではない。そんな人間関係を作るために必要なことが「気を遣う」ことだ。

先輩がたくさんの荷物を持っているときに「僕も持ちます」と言ったり、飲み会の席で先輩のグラスが空いていた時に「次、何を飲みますか?」と聞いたりする日常的な気遣いが大切である。

自分は気遣いができないと思っている人はぜひ、周りの気を遣える人の動きをまねしてほしい。気が付けば、それが当たり前のことになって気が遣える人になっているはず。

 

 

まとめ

 

以上が僕が約1年半仕事をして感じた、仕事を進めるうえで大切なことである。

今の仕事の進め方に満足していない人や、新しい考えを取り入れようと考えている人は参考にしていただけると幸いです。

 

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

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